Quando um projeto é concebido um de seus objetivos a ser alcançado é o prazo. O cliente deseja saber quando o projeto será finalizado e/ou quando determinados marcos (milestones) serão entregues. E falando de prazo isso nos remete ao cronograma. E como os cronogramas são elaborados e planejados?
Na maioria das empresas as atividades que compõe o cronograma são estimadas ou pelo gerente de projeto ou o gerente de projeto questiona para aquele que irá executar a atividade a sua estimativa. Esta é a melhor forma de estimar atividades em cronograma?
Durações de atividades não são determinísticas, ou seja, tem um valor fixo, e há uma variação. Vejamos um exemplo prático: ao tomar banho, você leva sempre o mesmo tempo ou há uma variação? Creio que haja uma variação, da mesma forma que atividades tem suas variações de prazo e custo, e não um valor fixo. Cronogramas sem considerar a sua variação nas atividades ao menos críticas, estão fadados ao fracasso.
Sabendo que atividades tem suas variações, precisamos usar de ferramentas que nos possibilite analisar os cronogramas, ou seja, realizar uma análise quantitativa, passando do cenário determinístico e ir para o cenário probabilístico onde estaremos mais próximos da realidade.
ANÁLISE DE UM CENÁRIO
A melhor forma de compreender tudo que foi ressaltado até o momento é através de um exemplo prático de um cronograma.
No cenário em questão temos um projeto de construção de um Imóvel Comercial, composto de 3 fases: projeto do terreno, equipamentos & máquinas e mobiliários.
O cronograma determinístico prevê que o projeto terá início no dia 03 de agosto de 2020 e concluirá em 04 de janeiro de 2022, com duração de 372 dias corridos.
Na figura 1 é demonstrado o cronograma determinístico do projeto.
Figura 1 – Cronograma determinístico do Projeto
Na fase de Projeto de Terreno, é de conhecimento que a atividade de permissões, que depende de órgãos externos de fiscalização para se obter licenciamento, é uma atividade crítica, e neste caso se faz necessário considerar uma variação e não considerar apenas uma estimativa simples. A construção da planta também é considerada uma atividade crítica, já que há riscos associados ao longo da construção, e colocar um valor fixo não faz sentido.
Na fase de Equipamentos & Máquinas, a atividade de entrega é considerada crítica já que equipamentos e máquinas serão importados e pode haver variação na data de entrega.
Na fase Mobiliários, as atividades interior e exterior será feito por serviço de marceneiros, e dados históricos do passado indicam que as atividades nunca foram cumpridas no prazo, e por isso será necessário inserir uma variação nas atividades.
Na figura 2 mostra o cronograma importado para o Microsoft Excel utilizando o programa @Risk.
Figura 2 – Cronograma probabilístico
Os seguintes “inputs” (células na cor azul) foram utilizados:
Célula D7 – Permissões – foi utilizada a distribuição triangular com as durações otimista em 27 dias; mais provável em 30 dias e pessimista em 45 dias. A distribuição utilizada foi a triangular para ser mais conservador.
Célula D10 – Construção da Planta – foi utilizada a distribuição pert com as durações otimista em 85 dias; mais provável em 95 dias e pessimista em 110 dias.
Célula D14 – Entrega – foi utilizada a distribuição triangular com as durações otimista em 27 dias; mais provável em 30 dias e pessimista em 45 dias. Por ser uma importação, foi optado por uma distribuição triangular, que é mais conservadora em relação a distribuição pert.
Célula D19 – Interior – foi utilizada a distribuição pert com as durações otimista em 27 dias; mais provável em 30 dias e pessimista em 37 dias.
Célula D20 – Exterior – foi utilizada a distribuição triangular com as durações otimista em 18 dias; mais provável em 20 dias e pessimista em 27 dias.
Na célula F2, destacada em vermelho, foi adicionado um “output“, já que é o prazo final do projeto, dado que desejamos analisar.
RESULTADOS DA SIMULAÇÃO
Na figura 3 abaixo, podemos perceber que a data determinística de 04 de janeiro de 2022, tem a probabilidade de 7,3% de ser cumprida. Ao ser considerada a data de 27 de janeiro de 2022, a probabilidade passa para 95% de ser finalizado o projeto.
Figura 3 – Gráfico de Histograma com as probabilidades de conclusão do projeto
Na figura 4, é notado que a atividade que mais afeta o resultado projeto é a construção da planta seguido da atividade Entrega. Neste gráfico mostra quais atividades o gerente de projeto deve mais controlar, já que são as que mais afetam o projeto.
Figura 4 – Gráfico de Tornado dos inputs do projeto
Na figura 5 é mostrado o gráfico de dispersão entre a data de conclusão do projeto e a atividade de construção da planta. O índice de correlação que vai entre -1 a +1, é notado que há uma correlação positiva no valor de 0,63.
Figura 5 – Gráfico de Dispersão Conclusão do Projeto vs Construção da Planta
Na tabela 1, é possível verificar os dados estatísticos da data de conclusão do projeto e também de cada um dos inputs configurados na simulação. Dados estatísticos como mínimo, máximo, média, desvio padrão, variância, percentis, etc.
Tabela 1 – Dados estatísticos da simulação
No vídeo abaixo é demonstrado o passo a passo na ferramenta de Simulação de Monte Carlo de como foi feito a análise no cronograma.
CONCLUSÕES
Com uma ferramenta de análise quantitativa, podemos analisar em mais detalhes os resultados do projeto. Verificamos que a data determinística de 04 de janeiro de 2022 só tinha 7,3% de probabilidade de cumprir a meta.
Através do gráfico de tornado podemos saber quais atividades um gerente de projeto precisa concentrar seus esforços, no caso as atividades de construção da planta e entrega. E através dos gráficos de dispersão foi possível verificar o índice de correlação, que vai de faixa -1 a +1, onde a atividade construção da planta tem o índice de 0,63.
Alguns podem pensar que a empresa na qual trabalha não é possível fazer um investimento em uma ferramenta tão cara como @Risk. Para esse problema, há um software gratuito de simulação de monte carlo que é possível fazer as mesmas análises no cronograma. Esse software se chama TAMARA. O download deste software poderá ser feito através do Blog Gerenciando Riscos em Projetos, clicando aqui.
Ainda há muitas análises que são possíveis de serem feitas no cronograma. Mas o objetivo deste artigo foi demonstrar como fazer uma análise em cronogramas feitos de forma determinística, e foi convertido em um modelo probabilístico sem grandes dificuldades.
Com o @Risk é ainda possível associar um registro ao cronograma e realizar a simulação considerando um registro de risco.
Realizar a análise quantitativa dos riscos em cronogramas é uma forma mais profissional de se analisar os riscos, passando do mundo subjetivo para o mundo real.
A análise de risco não irá dizer o que você deve fazer, mas serve como dados para a tomada de decisão, o que também estará atrelado ao apetite ao risco.
TREINAMENTO
Para quem desejar em se aprofundar na Gestão de Risco com Simulação de Monte Carlo, há um treinamento com 16 módulos com a utilização dos softwares @Risk, MODELRISK (gratuito) e TAMARA (gratuito). Com mais de 80 vídeos aulas e mais de 11 horas de conteúdo. Em análise de cenários reais.
Figura 6 – Treinamento de Gerenciamento de Risco com Simulação de Monte Carlo
O @Risk tem integração com o Microsoft Project na versão 7.6.1 a versão 8.0 não tem essa integração.
O Software TAMARA é um software gratuito de Simulação de Monte Carlo em cronogramas, que trabalha tanto com o Microsoft Project quanto com o Primavera P6.
O MODELRISK também é um software gratuito de Simulação de Monte Carlo, no entanto, ele só faz simulações em cenários no Excel.
Todos esses softwares estão disponíveis para download no site do Blog Gerenciando Riscos em Projetos.
Para saber mais deste treinamento, clique aqui.