Já ouviram falar no PRINCE2 AGILE®?

Pense em um modelo híbrido de Gerenciamento de Projetos (Tradicional + Ágil) onde a função do Gerente de Projetos é mantida e muito bem vinda e com as funções do Ágil, como o Scrum Master, Product Owner e o time mantidas. E ainda com uma forte governança oriunda do PRINCE2®. Esse é o PRINCE2 AGILE® em linhas gerais.

O PRINCE2® por si só, ele já traz na sua essência algumas características do Ágil, como entregas incrementais onde no Scrum seria ao final de cada Sprint e no PRINCE2® seria ao final de cada estágio. No Ágil ao final de cada Sprint há a reunião de retrospectiva onde o time tira as lições aprendidas para poder melhorar na próxima Sprint, no caso do PRINCE2® há o o segundo princípio que é “Aprender com a Experiência” que ao final de cada estágio o time com um todo pode aprender e tirar as lições do estágio anterior e promover as melhorias no estágio seguinte.

O PRINCE2 AGILE® uniu a essência do método PRINCE2® com a parte ágil na camada de entrega, com as suas Sprints, Releases, Cerimônias, Funções ( e ainda adicionando algumas outras funções) e artefatos.

Figura 1 – Blending PRINCE2® and Agile together – page 17 – PRINCE2 AGILE® Guide

PRINCE2® compreende um conjunto integrado de princípios, temas e processos adaptados as necessidades específicas de um projeto. Para saber mais sobre o PRINCE2®, sugiro a leitura deste artigo – Gestão de Projetos com PRINCE2®

Já o PRINCE2 AGILE® compreende todo o conjunto do PRINCE2® e inserindo os comportamentos, conceitos, frameworks e técnicas ágeis além de identificar áreas de foco ao se utilizar o ágil.

Figura 2 – Tailoring PRINCE2® by blending in the Agile ingredients – page 20 – PRINCE2 AGILE® Guide

COMPORTAMENTOS ÁGEIS

Figura 3 – PRINCE2 GILE® Behaviours – page 49 – PRINCE2 AGILE® Guide

Transparência: quanto mais informações estiverem abertas e disponíveis, melhor será a maneira ágil de trabalhar. Permitirá velocidade, clareza e engajamento, mesmo que a informação a ser transmitida não seja das melhores.

Colaboração: Uma equipe motivada e respeitosa é maior do que a soma de suas partes se as pessoas trabalham juntas e cobrem umas as outras. A colaboração não é apenas interna para a equipe, envolve também a colaboração externa com todas as partes interessadas, especialmente o cliente.

Rica Comunicação: As pessoas sempre devem usar o canal mais eficaz para se comunicar. Usando conversas cara a cara e/ou visualização são muitas vezes mais rápidas e eficazes do que as palavras por conta própria. Um ambiente de comunicação rico deve ser criado onde a informação passa livremente em uma cultura de compromisso e confiança. Ainda há uma necessidade de documentação, mas usando outros canais mais efetivos, pode ser substituído ou complementado e altamente reduzido.

Auto-organização: As pessoas mais próximas do trabalho geralmente saberão melhor como fazer o trabalho. Portanto, as pessoas devem ser confiadas a fazer. A auto-organização cria respeito mútuo. Um gerente de projeto pode deixar um gerente de equipe para se concentrar no produto de entrega onde o gerente da equipe se sente confiável. Este princípio se estende muito além do trabalho. Inclui o modo como a equipe trabalha e a forma como os membros da equipe se comportam um pelo outro.

Exploração: Os projetos são difíceis, e para criar “o certo” você precisa ser capaz de descobrir o que é de fato “certo”. A iteração freqüente e os loops de feedback rápido de qualquer forma oferecem uma oportunidade de aprender. Aprendendo ajuda a melhorar os produtos. No entanto, o feedback não acontecerá apenas; precisa ser buscado de forma colaborativa, talvez através de experiências, com pessoas como clientes, representantes de clientes, outros membros da equipe ou partes interessadas.

Um dica é montar um painel para monitorar os comportamentos, como uma semáforo.

Figura 4 – How a behaviour dashboard may look if a project manager is reporting to a project board – page 53 – PRINCE2 AGILE® Guide

CONCEITOS ÁGEIS

  • Priorizando o que é entregue.
  • Trabalhando iterativamente e de forma incremental não entregando tudo, com foco no tempo, “inspecionar e adaptar”.
  • Kaizen.
  • Limitando o trabalho em andamento (WIP).

TÉCNICAS ÁGEIS

  • Burn Charts.
  • Histórias de usuários.
  • Retrospectivas.
  • Timeboxing.
  • fluxo de medição.

FRAMEWORKS ÁGEIS

  • ASD (Adaptive Software Development)
  • Crystal
  • DAD (Disciplined Agile Delivery)
  • DevOps
  • DSDM (Dynamic Systems Development Method)
  • FDD (Feature-driven development)
  • Kanban
  • Lean
  • Lean Startup
  • SAFe (Scaled Agile Framework)
  • Scrum
  • XP (eXtreme Programming)

FRAMEWORK CYNEFIN

Framework Cynefin (pronunciado kuh-nev-in) foi criado por David Snowden. É um Framework de tomada de decisão que foi projetado para ajudar na compreensão e determinação de qual nível de complexidade existe em uma dada situação ou ambiente.

No contexto do PRINCE2 AGILE®, isso pode ser usado para ajudar a entender o nível de complexidade que enfrenta um projeto ou projeto potencial.

Framework Cynefin identifica cinco domínios que descrevem a relação entre “causa” e “efeito” de eventos e interações, e, portanto, determina o quão complexo é o ambiente. Em termos simples, se x acontece e resulta em y, qual é a relação entre x e y? É esperado e sempre acontece, ou poderia ser completamente inesperado e de fato aleatório?

Os cinco relacionamentos são identificados como:

● Óbvio: onde o relacionamento é óbvio e geralmente é abordado por “melhores práticas”.

● Complicado: onde é necessária alguma forma de análise ou experiência para entender o relacionamento, que é geralmente abordados por “boas práticas”, onde pode haver várias opções disponíveis.

● Complexo: onde o relacionamento só pode ser entendido em retrospectiva e é abordado por “emergente” prática “que pode evoluir para uma nova forma de trabalhar

● Caótico: Onde não há relacionamento aparente, e qualquer forma de trabalhar é descrita como nova

● Desordem: Onde o relacionamento é desconhecido.

Figura 5 – The Cynefin Framework – Page 149 – PRINCE2 AGILE® Guide

ÁREAS DE FOCO

O PRINCE2 AGILE possui 5 áreas de foco: Agilometer, Requisitos, Comunicação Rica, Entregas Frequentes e Criando contratos quando usando o Ágil.

AGILOMETER

O objetivo desta área de foco é descrever como avaliar o ambiente ágil para adaptar PRINCE2® da maneira mais eficaz. Toda situação de projeto é diferente de alguma forma devido a fatores como o nível de confiança entre o cliente e o fornecedor, a tecnologia utilizada ou o nível de incerteza. Assim sendo é importante decidir antecipadamente como abordar essas vantagens e desvantagens para gerir uma projeto da maneira mais eficaz a partir de uma perspectiva ágil.

Figura 6 – Agilometer 

Flexibilidade no que será entregue:

● O cliente pode não estar ciente de por que há necessidade de ser flexível com o que é entregue. Assim sendo o treinamento e a educação podem ser apropriados.

● Existem muitos requisitos que são “must have“? Eles podem (ou os pressupostos por trás deles) ser desafiado para ver se a prioridade é muito alta?

Nível de Colaboração:

● Junte as pessoas e destrua as barreiras.

● Investigue os motivos pelos quais as pessoas podem estar relutantes em colaborar. Eles foram decepcionados no passado? Bagagem política?

Facilidade de Comunicação:

● Coloque quaisquer lacunas físicas organizando visitas por um dia ou uma semana.

● Use a videoconferência e planeje em torno de diferentes fusos horários.

● Co-localize a equipe.

● Melhorar o uso de soluções táteis e / ou de baixa tecnologia ao apresentar informações.

Habilidade em trabalhar interativamente e entregar incrementalmente:

● Desafie a equipe a pensar em entregas parciais que serão “de uso” de alguma forma ou de outra.

● O que poderia entrar em uma primeira versão?

● Algo “de uso” pode ter muitas formas (por exemplo, uma vitória rápida, prova técnica de conceito, ficando o mais difícil faça o primeiro caminho).

● Tente calcular o valor de entregar algo cedo.

Condições ambientais vantajosas:

● Novas ferramentas ajudariam? Você pode fazer mais para proteger o time de distúrbios externos? Alguns treinamentos de ajuda?

● Os “comerciais” podem ser ajustados para alinhar mais com a maneira ágil de trabalhar? Os terceiros precisam conscientização sobre o seu papel em um projeto usando ágil? Você pode aproveitar as experiências de outras pessoas?

Aceitação do Ágil:

● O treinamento ajudaria? Será que uma abordagem de oficina mais informal superaria as mensagens-chave?

● Você pode direcionar as pessoas para informações úteis sobre sua base de conhecimento sobre ágil (por exemplo, intranet da empresa)?

● Você pode obter o pessoal-chave (por exemplo, no nível do painel do projeto) para ajudar a explicar as partes interessadas ágeis?

● Deixe claro para as principais partes interessadas qual é o benefício para elas.

REQUISITOS

O objetivo é descrever como definir e priorizar os requisitos (ou histórias de usuários), onde que eles estão em uma forma que é propício para trabalhar de forma ágil (onde os requisitos estão sujeitos a inevitabilidade da mudança).

Figura 7 – Decomposição de requisitos do Projeto

A priorização dos requisitos é uma parte essencial do uso do PRINCE2® em um ambiente ágil e está no coração de como funciona. Priorização contínua do que está sendo entregue e o trabalho que está sendo realizado permite prazos para ser atingido e o nível de qualidade a ser protegido.

No que diz respeito à entrega do produto, existem duas abordagens para a priorização que são freqüentemente usadas quando trabalhando de forma ágil:

● MoSCoW

● Ordem (1,2,3, …, n).

É importante usar a abordagem correta na situação correta porque estes não funcionam da mesma maneira.

O MoSCoW normalmente funciona em níveis mais altos e em prazos mais longos, onde os requisitos podem ser agrupados por

Existem funções e dependências entre essas funções.

A ordenação funciona basicamente em um nível mais baixo (ou nível de tarefa), onde certas atividades técnicas estão ocorrendo.

A escolha da abordagem será ditada pelo nível de incerteza do trabalho a ser realizado. Geralmente falar MoSCoW seria a abordagem padrão, pois aborda especificamente situações em que o trabalho é tempo limite e finito, como quando se trabalha em um projeto, ou em uma timebox.

Este acrônimo é usado para categorizar itens como requisitos ou tarefas em um dos quatro níveis seguintes de como eles se relacionam com um prazo:

● Deve ter (Must Have)

● Deveria ter (Should Have)

● Poderia ter (Could Have)

● Não terá (Won´t Have)

Tabela 1 – MoSCoW Priorities – page 224 – PRINCE2 AGILE® Guide

Figura 8 – MoSCoWing a pen – page 225 – PRINCE2 AGILE® Guide

COMUNICAÇÃO RICA

O objetivo é ajudar a evitar muitos dos problemas de comunicação que podem ocorrer em um projeto, e explique as várias maneiras pelas quais a informação e o conhecimento podem passar entre o projeto partes interessadas da maneira mais eficaz.

Os “problemas de comunicação” são citados regularmente como uma dificuldade enfrentada pelas pessoas que trabalham em projetos. Isso pode ocorrer muitas vezes, é o problema mais significativo encontrado. Porque uma comunicação eficaz é tão importante quando uma um grupo de pessoas se junta para criar algo, precisa ser abordado e gerenciado de forma proativa ao longo de um projeto.

A comunicação efetiva é fundamental para a maneira ágil de trabalhar, mas não só acontecerá; precisa ser feito para acontecer.

A comunicação pode ocorrer de várias maneiras e pode operar em vários níveis. Um e-mail pode conter o hora de início e término para uma reunião, e uma conversa pode envolver opiniões fortes e emoções sobre uma desempenho ruim do indivíduo.

A comunicação pode assumir muitas formas, tais como dados, informações, conhecimento e sabedoria (DIKW hierarquia), e pode ser comunicada de várias maneiras, como um documento, uma chamada telefônica, uma videoconferência ou uma conversa cara-a-cara. Além disso, poderia ocorrer entre duas pessoas ou dois grupos de pessoas ou mesmo vários grupos de pessoas. Para alcançar a comunicação mais efetiva e produtiva possível em um projeto, é vital para interaja da maneira mais apropriada, no momento mais adequado e usando o método mais apropriado. A comunicação está em todo um projeto. Pode-se dizer que é o oxigênio que um projeto precisa para sobreviver.

Uma das formas mais eficazes de melhorar a comunicação é usar o veículo certo para transmitir uma mensagem no tempo certo. As equipes se comunicam de diferentes maneiras, tais como:

● Usando a palavra escrita na forma de documentos, e-mails ou mensagens instantâneas

● Usando visualizações na forma de figuras ou imagens

● Verbalmente por telefone

● Verbalmente cara-a-cara (talvez por webcam).

As pessoas que trabalham em um projeto usarão alguns ou todos esses canais em algum momento e, muitas vezes, misturando todos juntos.

Figura 9 – Fatores que potencializam a comunicação

LANÇAMENTOS FREQUENTES

O objetivo é descrever a importância de lançamentos freqüentes ao usar ágil. Isso também descreve as considerações a ter em conta ao planejar lançamentos e planejar o projeto como um todo. Esta área de foco também aborda o que fazer quando uma versão não pode entrar diretamente no ambiente operacional.

Um conceito fundamental de qualquer método ou abordagem ágil é freqüentemente enviar algo de uso. tem muitas vantagens associadas a este, tais como:

● Permite uma entrega antecipada de benefícios ao cliente.

● Permite o feedback.

● É provável que reduza o risco (por exemplo, da entrega do produto errado).

● Dá confiança sobre como o projeto está passando por visibilidade e evidência.

● Ele promove o envolvimento com as partes interessadas do projeto.

● Faz a liberação mais fácil e talvez a segunda natureza.

CRIANDO CONTRATOS QUANDO USANDO O ÁGIL

Muitos dos conceitos fundamentais de ágil não se sentam facilmente com a forma como os contratos entre um cliente e um fornecedor normalmente é estruturado.Ágil é uma colaboração onde um cliente e um fornecedor trabalham juntos e compartilham o risco. Um contrato geralmente é um mecanismo contraditório que descreve “remédios legais” para quando as coisas correm mal. Qualquer projeto usando PRINCE2 AGILE® precisa escolher entre usar práticas existentes ou usar uma estrutura subjacente diferente que é mais fácil de trabalhar de forma ágil.

O QUE SER RÍGIDO E O QUE SER FLEXÍVEL

Das muitas ideias, conceitos e técnicas existentes no PRINCE2 AGILE®, uma das mais importantes é que se concentra em flexibilizar o que está sendo entregue, ao contrário de se concentrar na flexibilização de prazo e custo de flexão e no custo ou na flexibilização de tempo e recursos. No entanto, não basta apenas entender como flexibilizar o que é entregue, é essencial entender o porquê.

Historicamente, as restrições concorrentes em um projeto geralmente foram mostradas graficamente como uma forma, como um triângulo com restrições de tempo, custo, qualidade etc. puxando uns contra os outros. PRINCE2® não possui tal visão limitada das variáveis em um projeto, pois identifica seis “aspectos” que precisam ser controlados e gerenciados: tempo, custo, qualidade, escopo, risco e benefício.

PRINCE2 AGILE® baseia-se no conceito da flexibilização do que é entregue. Isso também pode ser descrito como priorizando o que é entregue. Isso, para muitos, pode exigir uma mudança fundamental na forma como um projeto é executado. Não é uma nuance ou um “sabor diferente”: representa uma mudança significativa na forma como as pessoas pensam e agem quando estão trabalhando em um projeto.

Figura 10 – O que pode ser flexível e o que não pode ser flexibilizado

Notem que para os aspectos de prazo e custo, não flexibilidade, já os demais poderão ser flexibilizados ou não, e flexibilizar também pode ser mudar a prioridade das entregas.

Tabela 2 – How PRINCE2 Agile® views tolerances for the six aspects of a project: fix or flex? – page 40 – PRINCE2 AGILE® Guide

OS 5 OBJETIVOS POR TRÁS DA FLEXIBILIZAÇÃO DO QUE É ENTREGUE

É muito importante entender o pensamento por trás de flexibilizar o que está sendo entregue e não apenas fazê-lo ‘porque é o que o manual PRINCE2 AGILE® Guide diz’.

Estar no Prazo e atingir as Metas: Para qualquer projeto ou parte de um trabalho dentro do prazo é naturalmente visto como desejável, mas as vantagens de se cumprir as metas podem não ser óbvios; Quando as muitas vantagens disto são tomadas em conjunto, ela cria algo que deve ser visto como essencial, ao contrário de apenas desejável.

Algumas dessas vantagens podem incluir:

● Entregando a realização antecipada de benefícios, e estes podem ser planejados em torno de

● Ajudando com o planejamento (por exemplo, dependências dentro de um projeto ou entre projetos, capacidade e recursos em um nível de portfólio e programa)

● Dando confiança (por exemplo, com progresso)

● Pode não haver escolha (por exemplo, forças do mercado externo ou considerações regulatórias)

● Reduzindo a probabilidade de excesso de custos (assumindo que os recursos são corrigidos)

● Melhorando a reputação (por exemplo, com o cliente).

“Ser punido e prazos” aplica-se a qualquer escala de tempo – curto prazo (por exemplo, um sprint de duas semanas), a médio prazo

(por exemplo, um estágio de dois meses) ou a longo prazo (um projeto de seis meses).

Protegendo o Nível da Qualidade: O conceito de flexibilização do que está sendo entregue garante que a ênfase seja em oferecer menos escopo ou usar critérios de qualidade de menor prioridade, ao contrário de comprometer o nível geral de qualidade do produto final (como descrito pelas expectativas de qualidade do cliente e os critérios de aceitação associados). Comprometer o nível de qualidade de qualquer coisa entregue durante um projeto pode assumir várias formas, mas resulta de situações como:

● Testes reduzidos

● Documentação incompleta

● Design sub-ótimo

● Falta de treinamento adequado (por exemplo, para usuários finais, clientes, equipes de suporte)

● Não cumprimento das normas.

O resultado de qualquer compromisso com o nível de qualidade pode ter efeitos prejudiciais a longo prazo em termos do total

custo de propriedade do produto final que possa sofrer:

● Redução da usabilidade

● Requisitos de suporte significativos

● Desempenho degradado

● Falta de envolvimento com a comunidade de usuários.

Portanto, isso deve ser evitado. PRINCE2 AGILE® protege o nível de qualidade e garante que os prazos sejam cumpridos, reduzindo a quantidade entregue pelo projeto, mas não reduzindo as atividades que garantem que o nível qualidade seja atingido.

Abraçando a Mudança: A mudança é inevitável quando se trabalha em qualquer coisa difícil, então é melhor esperá-lo e se preparar para isso. mudança pode assumir a forma de uma nova ideia que não tenha sido pensada ou um mal-entendido onde uma suposição revela-se incorreta. A mudança deve ser vista como positiva porque um produto final mais preciso é provável que seja produzido.

É importante distinguir entre mudanças menores (por exemplo, para o detalhe) e mudanças importantes (por exemplo, para o projeto linha de base), porque apenas os primeiros podem ser manipulados dinamicamente e com pequenas despesas gerais. Isso ilustra a importância de configurar a linha de base do projeto na documentação de iniciação do projeto no nível correto (evitando detalhes desnecessários no início).

Mudanças menores podem ser tratadas flexibilizando o que está sendo entregue através de priorização e negociação (ou trocando), enquanto que mudanças importantes geralmente exigem processos de controle de mudanças mais formais e podem até mesmo necessitar de entrar em exceção e / ou parar o projeto se o caso de negócios não for mais viável.

Mantendo os times estáveis: evitar adicionar novos membros do time: Se um projeto estiver atrasado, uma resposta tradicional seria considerar a opção de aumentar o número das pessoas envolvidas para acelerar o progresso. Em algumas circunstâncias em que o trabalho a ser realizado é razoavelmente direto, isso pode resolver o problema. No entanto, quando o trabalho é mais desafiador, provavelmente não vai – particularmente no curto prazo. Esta é a principal razão pela qual a tolerância para o custo é definida como zero.

Embora isso tenha um impacto em qualquer situação, a maneira ágil de trabalhar é particularmente impactada pela mudança de pessoal porque ágil utiliza coisas como comunicação informal e auto-organização enquanto agendando o trabalho em prazos curtos (por exemplo, uma caixa de tempo de duas semanas). Portanto, mudar os membros da equipe ou adicionar ao time pode ter um efeito muito mais prejudicial do que o normal por razões como:

● O tempo é gasto trazendo novos membros da equipe até a velocidade.

● O número de linhas de comunicação na equipe cresce exponencialmente.

● Existe um custo de oportunidade incorrido nas áreas que oferecem as novas pessoas.

● A dinâmica da equipe muda e precisa ser restabelecida.

O impacto da mudança da dinâmica de uma equipe geralmente é subestimado e às vezes pode ter o mais efeito colateral contraproducente dos quatro.

É importante entender que os membros da equipe podem precisar mudar ao longo da vida de um projeto com as necessidades de uma mudança de projeto, mas esse conceito de evitar o uso de pessoas extras para melhorar o progresso aplica-se principalmente para o curto prazo – por exemplo, quatro semanas ou menos, como em uma sprint.

Precisamos de tudo que solicitamos: Normalmente, não, embora o cliente não perceba isso no início de um projeto. Este ponto pode ser facilmente demonstrado pela análise de produtos que usamos com freqüência e analisamos quantas funções e características nós raramente ou nunca usamos. Uma máquina de lavar roupa é talvez um bom exemplo disso, pois normalmente contém muitas funções e recursos, bem como uma ampla gama de velocidades de rotação, configurações de temperatura e programas, no entanto, seria incomum encontrar muitas pessoas que usaram mais do que apenas algumas das opções acessíveis. A maioria das pessoas usaria dois programas no máximo.

A importância deste conceito reside no PRINCE2 AGILE® acredita de que os recursos do produto são os mais seguros e área mais sensível para se comprometer (ou seja, usar como contingência). Um projeto usando PRINCE2 AGILE® não com a intenção de não entregar tudo, mas visa atingir os prazos e proteger o nível de qualidade, reduzindo o que é entregue. Isso, por sua vez, pode resultar na entrega antecipada de um mínimo produto viável (MVP) e, em termos gerais, o projeto entrega o que o cliente realmente quer (ou precisa) mais rapidamente.

Tabela 3 – 5 Objetivos

ESTÁGIOS – RELEASES – SPRINTS

PRINCE2® possui 3 camadas, onde o nível de Gerenciamento o responsável é o Gerente de Projetos e nesta camada é orientada por Estágios. Já na camada de entrega o responsável é o Gerente de Equipe, e é nesta camada que o Ágil roda, com Releases e Sprints.

Figura 11 – Como o ágil funciona dentro da estrutura PRINCE2®

Em relação aos PrincípiosTemas e Processos não serão abordados neste artigo uma vez que são os mesmos do PRINCE2®. Para maiores detalhes em relação a estes aspectos verificar o artigo Gestão de Projetos com PRINCE2® onde há um detalhamento dos PrincípiosTemas e Processos além de toda metodologia PRINCE2®

No Mapa Mental abaixo fica fácil visualizar as partes principais do PRINCE2 AGILE®

Figura 12 – Mapa Mental Prince2 Agile

CERTIFICAÇÃO

Para os interessados em tirar a certificação PRINCE2 AGILE® Practitioner, a pessoa deverá ter ao menos uma das seguintes certificações: PRINCE2® Foundation, PRINCE2® Practitioner, PMP®, CAPM®, ou IPMA®.

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