Indicadores de Projetos com Dashboards

Imagine que você está fazendo uma obra na sua casa e deixa o pedreiro sozinho sem ter nenhum tipo de controle. O que acha irá acontecer?

A mesma coisa ocorre com os projetos, se não houver um controle, os prazos e custos irão correr de vista. Em um Workshop que eu participei com Ricardo Vianna Vargas, ele afirmou que para um projeto ir mal basta você não fazer qualquer tipo de controle, deixar caminhar sozinho sem nenhum tipo de controle que naturalmente o projeto irá se deteriorar. Projetos precisam ter metas e os objetivos devem ser traçados antes do início da execução do projeto.

Os KPIs (Key Performance Indicador) ou indicadores chaves de desempenho deverão ser criados a fim de termos os controles dos projetos. Normalmente os indicadores são em relação a prazo e custo, mas podemos ter outros indicadores tais como de risco, qualidade, etc.

É importante também estabelecer os benefícios para o qual os projetos são estabelecidos para que os benefícios possam ser medidos ao longo do projeto, caso seja possível, ou ao final do projeto. Caso os benefícios não possam ser listados, os projetos não tem o por que de existirem. A ferramenta que auxilia os benefícios e fica claro para todas as partes interessadas é o Business Case.

As pessoas estão acostumadas a usar o Microsoft Project ou Primavera para gerenciar o cronograma do projeto e são excelentes ferramentas, mas não é possível a criação de Dashboards.  O Excel também é uma ferramenta muito poderosa que também se pode fazer o controle do cronograma e ainda serem criados os indicadores.

No Excel podemos colocar o cronograma através de um Rollout e conseguimos trabalhar os dados através de fórmulas e tabelas dinâmicas nas e extrair as informações que necessitamos para a criação dos indicadores demonstrados em tabelas e/ou gráficos.

Na figura 1 é demonstrado um exemplo de um Rollout de um projeto de instalação de sites da rede 3G de uma grande operadora de Telecomunicações, onde se tem a designação dos sites e algumas etapas com as informações da linha base (baseline), data planejada (Plan) e a data real que seria quando efetivamente a atividade foi concluída.

Tabela 1 – Exemplo de Rollout

Feito o Rollout conseguimos extrair os dados para o controle e reportar o andamento do projeto para as partes interessadas e tomar algumas ações caso seja necessário. Nas figuras abaixo há alguns exemplos de gráficos possíveis de serem extraídos do rollout.

Na figura 2 foram extraídos do Rollout o andamento por atividades.

Figura 1 – Andamento das Atividades

Da figura 2 à figura 4, é demonstrada o andamento de cada etapa do Rollout.

Figura 2 – Site Survey

Figura 3 – Projeto Executivo

Figura 4 – Homologação

Já na figura 5, são demonstrados os atrasos por cada etapa em quantidade de sites do projeto.

Figura 5 – Atrasos de sites por fase do projeto

Esses são alguns artifícios que podem ser extraídos em uma montagem de um Dashboard no Excel.

Nem todas as pessoas utilizam ou tem acesso às ferramentas como Microsoft Project ou Primavera, mas a maioria utiliza o pacote Office que inclui o Excel, que como dito anteriormente, podemos criar Dashboards com a utilização de fórmulas e tabelas dinâmicas, com a criação de tabelas e gráficos como demonstrados acima ou mais sofisticados.

Abaixo há um exemplo de indicadores de Prazo, custo e HH (Homem Hora) com as suas variações de acordo com que a organização estabeleceu, com um gráfico de velocímetro.

Figura 6 – Indicadores com gráfico de Velocímetro

Para os mesmos indicadores acima, podemos estabelecer indicadores em uma tabela, também extraindo as informações do Rollout em um Dashboard.

Tabela 2 – Indicadores em Tabela

Para as pessoas que não tem facilidade para trabalhar com fórmulas e tabelas dinâmicas no Excel, no Google é possível fazer uma pesquisa onde encontrarão vários blogs com exemplos práticos que poderão auxiliar na tirada de dúvidas, mas a pessoa precisa ter conhecimentos de lógica e ter conhecimento de intermediário a avançado em Excel.

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