7 Princípios que todo Gerente de Projeto deveria usar em seus Projetos

Você como Gerente de Projeto já se perguntou ao longo da sua carreira qual percentual (%) de projetos conseguiu alcançar os objetivos seja de prazo, custo, benefício, qualidade, escopo e risco ?

Neste artigo eu menciono 7 princípios que todo o Gerente de Projeto deveria adotar em seus projetos de forma a maximizar as chances de sucesso de alcançar aos seus objetivos. Vamos aos princípios:

1 – JUSTIFICATIVA CONTÍNUA DO NEGÓCIO

Um projeto é um agente de mudança que sai de um status quo para um outro patamar de forma que a organização possa colher seus benefícios na maioria das vezes, ou pode ser uma imposição de um agência reguladora que se faça necessário um projeto para cumprir a regulação vigente. Na maioria das vezes os projetos são concebidos para trazer melhorias e benefícios, e estes devem ser aferidos para saber se o projeto alcançou seu objetivo. A aferição não dever feita apenas ao final do projeto, mas de tempos em tempos ao longo da vida do projeto.

Figura 1 – Business Case

2 – DEFINIR PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Nada é tão ruim em um projeto do que alguém dizer algo do tipo: ” eu não sabia que eu era responsável por essa atividade” . Definir logo de partida a estrutura do projeto com as pessoas que estarão suportando e quais serão as suas responsabilidades dentro do projeto é de suma importância para evitar que haja “bola dividida” e que todos estejam cientes de quais serão suas responsabilidades dentro do projeto.

Figura 2 – Team Members

3 – FOCO EM PRODUTO

Imagine as principais partes interessadas do projeto como o fornecedor e o cliente tendo uma interpretação diferente de qual produto será entregue e quais serão as funcionalidades (Features) que este produto entregará. Poderá haver um grau muito alto de subjetividade do que os produtos entregarão havendo disputa entre cliente e fornecedor. Ou até mesmo a equipe que construirá o produto poderá ter uma ideia diferente do que o Gerente de Projeto pensa. Para por um fim nessa subjetividade entre as partes interessadas, se faz necessário fazer a especificação dos produtos do projeto incluindo os critérios de qualidade e quais serão os critérios de aceitação destes produtos. Desta forma, todas as partes interessadas do projeto terão o mesmo entendimento do que será o produto do projeto e o nível de qualidade.

Figura 3 – Percepção de entrega do produto

4 – APRENDER COM A EXPERIÊNCIA

Quanto útil seria antes de se iniciar um projeto de coletar as lições de projetos anteriores do que precisa ser evitado, do que precisa ser melhorado e do que precisa ser mantido. Faça a pergunta a si mesmo, você adota esse princípio em seus projetos ou apenas fala da boca para fora e não adota essa prática? Que tal se em seus projetos de tempos em tempos você possa coletar as lições aprendidas e poder compartilhar entre as partes interessadas de seus projetos e também dentro da sua empresa onde outros projetos possam se beneficiar das lições aprendidas do seu projeto atual ?

Figura 4 – Lessons Learned

5 – GERENCIAR POR EXCEÇÃO

Como seria bom se seus projetos e na sua organização houvesse uma governança adequada em diferentes níveis gerenciais onde cada nível tivesse uma autoridade para tomar decisões sem ter que ficar envolvendo a todo instante, poupando seu tempo e de seu gerente de acordo com as tolerâncias pré-definidas pelo nível gerencial.

6 – GERENCIAR POR ESTÁGIOS

O planejamento de um projeto de meses ou anos de duração tem a tendência de ficar obsoleto já que ao decorrer do projeto riscos, atrasos e custos indevidos ocorrerão. Pense consigo mesmo se não seria mais prudente realizar um planejamento em alto nível e dividir o projeto em estágios e para estes estágios fazer um planejamento mais detalhado. Isso parece ser mais sensato? Dividir o projeto em estágios também proporciona a redução do risco do projeto, e ao final de cada estágio será possível revisar o planejamento do projeto e fazer seus ajustes e também dará a chance de avaliar o projeto se ele continua justificável ou não. (Princípio 1).

Figura 5 – Stages

7 – ADEQUAR AO AMBIENTE DO PROJETO

Todos os 6 princípios anteriores deverão ser adequados à cultura da empresa na qual será implementado. Desde a alta gerência até a área de execução do projeto, passando pela parte de documentação da empresa e até instruindo o cliente em relação a forma como o projeto será conduzido.

CONCLUSÃO

Faça uma reflexão profunda, converse com sua equipe e sua supervisão sobre a adoção destes princípios no que agregaria na organização e em seus projetos. São ótimos princípios a serem adotados e certamente os projetos só terão a ganhar e nada a perder.

Aos mais interessados sobre esse assunto, estes princípios são do Método PRINCE2, uma abordagem de Gestão de Projeto britânica.

MATERIAL DE ESTUDO

PRINCE2 pertence a AXELOS (https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2) e poderá através da AXELOS obter o manual oficial, que também tem versão português. Ou no site da Amazon.

Figura 6 – Manual PRINCE2 – Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2

A AXELOS oferece certificação em dois níveis: Foundation e Practitioner, e para o exame de Practitioner eu recomendo o livro Prince2 Study Guide, este só tem em inglês e pode ser adquirido no site da Amazon.

Figura 7 – Livro PRINCE2 Study Guide

A AXELOS oferece a certificação na versão 2009, na qual ela chama de 5ª edição, e na versão 2017, na qual ela chama de 6ª edição. Na 6ª edição não é possível fazer o exame na língua portuguesa, somente em outras línguas incluindo a língua inglesa. Já 5ª edição (2009) é possível fazer o exame em português.

O livro Prince2 Study Guide, na sua 1ª edição é baseada na versão 2009 (5ª edição) e na 2ª edição é baseado na versão 2017 (6ª edição). Nas duas edições do livro somente em inglês.

Já o Manual do PRINCE2 na 6ª edição, no momento em que este artigo está sendo escrito, só tem outras línguas e não em português.

No caso eu faço parte do time de tradução do Manual do PRINCE2 6ª edição, e até este momento em que está sendo escrito este artigo, a AXELOS não sinalizou o início da tradução.

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